Home / اقتصادی / ده اشتباه در نامه نگاری‌های تجاری

ده اشتباه در نامه نگاری‌های تجاری

۱- وضاحت نداشتن موضوع و فرد مورد نظر:

اولین اشتباه یا کمبود وضاحت و شفافیت در نگارش نامه های تجاری زمانی اتفاق می افتد که شما هنوز شروع به نگارش نکرده اید. اکثر مردم وقتی شروع به نوشتن می کنند؛ حتی از خودشان این سوال را نمی کنند که واقعاً چه می خواهند بگویند؟ یا به چه کسی می خواهند نامه بنویسند؟ اگر شما هدف شفافی نداشته باشید خواننده ی تان را گمراه خواهید کرد و او نمی تواند منظورتان را از متن بفهمد.

۲- نداشتن برنامه و طرح:

طرح و برنامه یکی از اجزای قطعی یک نگارش است. اگر شما طرح های تان را به همان ترتیبی که در ذهن دارید بیاورید؛ نوشته ی تان مرتبط نخواهد بود. هر چه سازماندهی متن تان بهتر باشد؛ به همان ترتیب خواننده ی تان بهتر موضوع را درک خواهد کرد .

۳- نداشتن پیوستگی و یکپارچگی:

پیوستگی و یک پارچگی در نگارش نامه خیلی مهم است که به خواننده بفهمانید که از چه مسیری پیروی می کنید. اساساً هر چه قدر بهتر بتوانید جملات را به همدیگر ربط وپیوند دهید؛ به همان مقدار خواننده شما آسانتر ایده را پیروی خواهد کرد. توجه نماید که استفاده از حرف ربط و عبارتهای ربط دهنده باعث همراهی هر چه بیشتر خواننده به شما می شود .

۴- عدم شفافیت در جملات:

استفاده از جملات غیر شفاف و نا واضح در فرهنگ تجارت یکی دیگر از اشتباهات به شمار میاید. بیشتر افراد دوست دارند تا واژه ها و لغات زیاد را در نامه خویش جادهند که این کار درست نبوده و باعث ایجاد کسالت در خواننده خواهد شد. نگارش شفاف و مختصر نامه با در نظر داشت جملات واضح شانس جذب خواننده برای متن تان را افزایش خواهد داد و مردم علاقه دارند متن های کوتاه و مختصر و مفید را بخوانند و از کاربرد کلمات بی مورد لذت نمی برند. پس سعی کنید؛ کوتاه، مختصر، مفید و شفاف بنویسید.

۵- سبک نا مناسب نگارش:

انتخاب سبک نگارشی شما متکی به هدف شما از نگارش وارتباط با خواننده دارد. اگر میزان رسمی بودن خود با خواننده را ندانید؛ یعنی اینکه تا چه حدی با خواننده رسمی شوید؛ دچار ریسک خواهید شد. پس از یک سبک مناسب استفاده کنید. و همچنین وقتی هدف تان را از نگارش انتخاب کردید؛ حتماً میانه روی را پیشه کنید سعی کنید میزان و نوع لغاتی که می خواهید در نامه استفاده کنید؛ بدانید. و از لغات خیلی سخت ویا خیلی ساده استفاده نکنید.

۶- آهنگ نا مناسب:

آهنگ مناسب با خواننده داشتن؛ یکی از رموز نگارش است. سعی کنید با خواننده با تن و آهنگ خوب صحبت کنید و لهن خشن نداشته باشید. آهنگ ملایم شانس، داشتن نتیجه ی خوب را بالا خواهد برد .

۷- گرامر غلط داشتن:

اشتباه گرامری سبب خواهد شد که مفهوم نگارش شما تیره شود و باعث درک غلط و اشتباه و سو‍‍‍ء تفاهم شود. ارائه دلیل و مدارک؛ که ممکن است در پیوست باشد باعث میشود که خطاها و اشتباهات مشتق شده از گرامر؛ کاهش یابد ولی همواره این نکته صادق است که داشتن متن بدون غلط گرامری یکی از ابزارهای ارتباط تجاری خوب است.

۸- عدم مراعات نمودن علامه گذاری:

عدم توجه به علامه گذاری و مراعات نکردم وقفه، کامه و سایر مقررات نوشتاری سبب می شود که خواندن متن شما دشوارشود، حتی به درک غلط نیز می تواند منجر شود. علامه گذاری ناحیه ای است که افراد دارای سواد کامل و ابتدایی به اشتباه می افتند اما یک سری قواعدی است که به شما در نگارش مناسب کمک خواهد کرد که منظورتان را بهتر منتقل کنید.

۹- طرح بندی ضعیف:

نداشتن فاصله، حاشیه یا فاصله دادن های زیاد عواملی هستند که باعث می شوند متن نامه ی تان نا مناسب به نظر برسد. پس سعی کنید نامه شما خیلی خوب و جالب به نظر برسد، از نوعیت خط خوب استفاده نماید و طرح بندی مناسبی برای نامه ای تان انتخاب کنید زیرا باعث می شود؛ شانس شما در جذب خواننده افزایش یابد.

۱۰- عدم داشتن عبارات معیاری:

یک سری عبارت های معیاری درنگارش نامه انگلیسی وجود دارد که برای بهتر نویسی از آنها باید استفاده شود. در غیر این صورت شما به عنوان یک فرد آماتور و غیر حرفه ای مطرح خواهید شد. مثلاً وقتی قرار است طرف مخاطب شما یک خانم باشد. هرگز از عبارات Dear Miss یا Dear Mrs یا Dear Madam استفاده نکنید.

نظرات

مطالب مرتبط

شش طرز فکر مشترک بین افراد موفق در دوران ۲۰ تا ۳۰ سالگی

اقتدار، نفوذ و درآمد ثابت از جمله موارد و برچسبهایی هستند که بنظر میرسد باعث …